W tym dziale znajdziesz praktyczne i aktualne informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przygotowaliśmy zestaw artykułów, które krok po kroku pomagają zrozumieć nowe obowiązki, zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz sposób pracy w systemie.
Pisząc o KSeF, skupiamy się na tym, co najważniejsze dla przedsiębiorców, spółek i biur rachunkowych:
To miejsce, w którym szybko znajdziesz odpowiedzi, praktyczne wskazówki i najważniejsze aktualizacje związane z fakturami ustrukturyzowanymi. Jeśli przygotowujesz firmę do obowiązku KSeF — jesteś we właściwym miejscu.
Jeśli ktoś wystawi na mnie fakturę w KSeF, to będę musiał ją również odebrać w KSeF.
Już od 1 lutego 2026 r. niektóre duże podmioty będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF, a tym samym odbiorcy takich faktur będą musieli korzystać z systemu, aby je odebrać.
Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędne wystawianie faktur w KSeF.
Od 2027 r. przewidziane są sankcje — do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, a jeśli wystawca nie jest płatnikiem VAT, kara może wynieść do 18,7% wartości faktury (kwoty brutto).
Jeżeli ktoś wystawi na mnie fakturę w KSeF, a ja nie będę chciał z niego korzystać, to nie będę w stanie jej pobrać ani zaksięgować jako koszt. W takiej sytuacji nie będę mógł odliczyć VAT ani pomniejszyć dochodu, ponieważ faktura nie trafi prawidłowo do mojej ewidencji.
W większości przypadków nie — jeśli wystawisz fakturę w KSeF, to nie musisz już dodatkowo wysyłać jej kontrahentowi, ponieważ faktura jest dla niego dostępna w systemie.
Możesz jednak przesłać PDF informacyjnie (np. e-mailem), jeśli kontrahent tego oczekuje, ale oficjalnym dokumentem pozostaje faktura w KSeF.
Tak, ale tylko do końca 2026 r.
Od 2027 r. paragony z NIP-em w praktyce znikną z obiegu (choć technicznie kasy fiskalne mogą nadal umożliwiać ich drukowanie — np. w sytuacji, gdy nie będzie możliwości zdalnego wyłączenia tej funkcji).
Można to zrobić na dwa sposoby:
1) Poprzez aplikację rządową – Filmik instruktażowy jak to wykonać
2) Za pomocą programów komercyjnych, po wcześniejszym wgraniu certyfikatu – Filmik instruktażowy jak wygenerować certyfikat
Proszę też pamiętać o ogólnych zasadach wystawiania faktur — same przepisy się nie zmieniły, ale teraz urząd skarbowy będzie miał natychmiastowy dostęp do wystawionych dokumentów. Dlatego warto odświeżyć te zasady i zapoznać się z nimi jeszcze raz – Artykuł o przepisach dotyczących wystawiania faktur
Można to zrobić na dwa sposoby:
1) Poprzez aplikację rządową (tę samą, w której wystawia się faktury),
2) Za pomocą programu komercyjnego najpierw wgrywając tam certyfikat – Film pokazujący jak wygenerować certyfikat
Nie przewidujemy takiego modelu współpracy.
Jest to niemożliwe. Należy wygenerować certyfikat jeszcze raz i zapamiętać hasło.
Niestety nie posiadamy wiedzy w tym zakresie. Prosimy o kontakt z dostawcą oprogramowania.