PIT-11 to informacja roczna zawierająca dane o przychodach, dochodach, kosztach uzyskania przychodu oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Dokument ten jest sporządzany przez pracodawcę m.in. dla pracowników, zleceniobiorców, jak i osób wykonujących dzieło – zarówno tych aktualnie współpracujących, jak i byłych, którzy uzyskali przychód w danym roku podatkowym.
Termin przekazania PIT-11 pracownikowi lub zleceniobiorcy
Pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia informacji PIT-11 w formie elektronicznej i przekazania jej do właściwego urzędu skarbowego do końca stycznia kolejnego roku następującego po roku, którego dotyczy (np. za 2025 rok – do 31 stycznia 2026 r.). W przypadku rozliczeń za rok 2025 termin ten przypadał na 2 lutego 2026 roku z uwagi na fakt, że ostatni dzień stycznia przypadał na dzień wolny od pracy, co spowodowało przesunięcie terminu na najbliższy dzień roboczy.
Niezależnie od przekazania informacji do urzędu skarbowego, pracodawca jest zobowiązany do doręczenia PIT-11 podatnikowi – czyli pracodawcy lub zleceniobiorcy. Należy tego dokonać najpóźniej do końca lutego kolejnego roku następującego po roku, którego dotyczy (czyli za 2025 rok – do ostatniego dnia lutego 2026 r.). W 2026 roku, analogicznie jak w przypadku przekazania PIT-11 do urzędu skarbowego, jest to wyjątkowo pierwszy dzień roboczy marca, tj. 2 marca 2026 r.
Nieprzekazanie PIT-11 w wymaganym terminie stanowi naruszenie obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.
Kiedy PIT-11 uznaje się za skutecznie doręczony?
Z praktycznego punktu widzenia niezwykle istotnym jest nie samo przekazanie informacji PIT-11, a uzyskanie potwierdzenia otrzymania dokumentu PIT-11 przez pracownika czy zleceniobiorcę.
Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że (osoba) mogła zapoznać się z jego treścią.
Źródło: Art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego
Oznacza to, że dla oceny skuteczności doręczenia PIT-11 znaczenie ma moment, w którym pracownik lub zleceniobiorca miał realną możliwość zapoznania się z dokumentem, a nie faktyczny moment jego odczytania.
W jakiej formie można przekazać PIT-11 pracownikowi lub zleceniobiorcy?
W związku z powyższym istnieje kilka sposobów dostarczenia dokumentu PIT-11, m.in.:
- Przekazanie osobiście oraz uzyskanie podpisu na kopii PIT-11, a następnie archiwizacja dokumentu,
- Przekazanie drogą elektroniczną oraz uzyskanie podpisu Profilem Zaufanym na pliku PDF, a następnie zarchiwizowanie podpisanego pliku PDF,
- Przekazanie za pośrednictwem tradycyjnej poczty – w formie przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru, a następnie archiwizacja potwierdzenia odbioru.
Planowane zmiany w zakresie przekazywania PIT-11 od 2027 r.
Warto zwrócić uwagę na aktualnie planowane zmiany w zakresie obowiązku przekazywania informacji PIT-11. Projektowane regulacje mają zakładać zniesienie obowiązku przekazywania przez pracodawcę dokumentów PIT-11 pracownikom i zleceniobiorcom. PIT-11 nadal będą przesyłane elektronicznie przez pracodawców do urzędów skarbowych oraz, jak dotychczas, udostępniane podatnikowi w usłudze Twój e-PIT.
Zgodnie z założeniami, przekazywanie informacji pracownikowi lub zleceniobiorcy w formie papierowej lub elektronicznej będzie następowało wyłącznie na jego wniosek.
Regulacje te mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2027 r. mając zastosowanie do rozliczeń dochodów uzyskanych od roku 2026 r.
Wprowadzenie proponowanych zmian wynika z dynamicznie rozwijających się usług administracji skarbowej, w szczególności funkcjonowaniem wyżej wspomnianej usługi Twój e-PIT. Zapewnia ona dostęp do informacji podatkowych przekazywanych przez pracodawców do organów podatkowych. Celem projektowanych regulacji jest ograniczenie obowiązków informacyjnych po stronie pracodawców oraz wyeliminowanie konieczności podwójnego przekazywania dokumentów pracownikom.
Podsumowanie
Do czasu wejścia w życie planowanych zmian, pracodawcy są zobowiązani do przekazywania informacji PIT-11 zarówno do właściwego urzędu skarbowego, jak i pracownikowi lub zleceniobiorcy w ustawowym terminie.
W praktyce oznacza to nie tylko konieczność sporządzenia i wysłania dokumentu, jak i również posiadanie dowodu skutecznego doręczenia dokumentu PIT-11.
Planowane od 2027 r. zmiany przewidują natomiast przekazywanie PIT-11 pracownikowi wyłącznie na jego wniosek.