Spis treści
Przedsiębiorcy często stoją przed dylematem, jaką umowę powinni zawrzeć z zatrudnianą osobą. Co jest korzystniejsze dla pracodawcy, co dla osoby zatrudnianej – umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna? I czy w każdym przypadku można zastanawiać się nad wyborem, czy w niektórych przypadkach istnieje tylko jedna właściwa droga, zgodna z przepisami?
Możemy wyróżnić kilka rodzajów umów, na mocy których podejmujemy współpracę – najczęściej wymieniane to umowa o pracę, umowa zlecenia oraz umowa o dzieło.
Przeanalizujmy każdą z nich pod kątem kilku obszarów:
Podstawa prawna
- Umowa o pracę jest umową regulowaną przez Kodeks Pracy, który określa prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy. Nie jest to jednak jedyna podstawa prawna, która powinna być punktem odniesienia w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę. Mówiąc o prawie pracy należy mieć na uwadze także m.in. akty wykonawcze takie jak rozporządzenia (np. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (..)), ustawy (np. ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), układy zbiorowe czy regulaminy pracy.
- Umowa zlecenia to rodzaj umowy cywilnoprawnej, do której zastosowanie ma Kodeks Cywilny, a w szczególności art. 734 – 751 Kodeksu Cywilnego.
- Umowa o dzieło, z uwagi na to, że również jest umową cywilnoprawną także bazuje na Kodeksie Cywilnym, art. 627 – 646.
Umowa o pracę i umowy cywilnoprawne są regulowane odmiennymi przepisami prawa
W związku z tym, ewentualne problemy wynikające z tych umów są rozstrzygane przez inne wydziały sądów, zgodnie z odmiennymi przepisami, co może mieć istotne znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników.
Cechy charakterystyczne umów
Charakterystyczną cechą umowy o pracę jest obowiązek starannego i podporządkowanego wykonywania zadań w określonym miejscu i czasie, pod kierownictwem pracodawcy, uregulowanego przepisami prawa. Jest to umowa zobowiązania – zarówno pracownik zobowiązuje się pracować na rzecz pracodawcy, zaś pracodawca – do zapłaty wynagrodzenia za pracę. Obie ze stron są równe wobec prawa regulowanego przez podane powyżej źródła prawa pracy. Słowem podsumowania, pracownik zobowiązany jest do wykonywania określonej pracy na rzecz pracodawcy w miejscu i czasie do tego wyznaczonym pod kierownictwem przełożonego, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem, jak mówi art. 22 KP (choć nie należy zapominać o zapewnieniu bezpiecznych warunków pracy, jasnej struktury i innych kwestii wynikających wprost m.in. z Kodeksu Pracy).
Zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 [art. 22 § 1 KP] jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.
Źródło: Art. 22 [Definicja stosunku pracy] § 1¹
Umowa zlecenia bywa nazywana umową starannego działania. Jest formą cywilnoprawną pozwalającą na większą elastyczność w sposobie tworzenia jej warunków, czasu pracy, a nawet możliwości zastąpienia zleceniobiorcy, jeśli zapisy w umowie nie mówią inaczej, w odróżnieniu do umowy o pracę. Zleceniobiorca nie jest podporządkowany w takim stopniu jak pracownik, co oznacza większą swobodę w sposobie realizacji zlecenia. W teorii zleceniobiorca ma dobrowolność w ustalaniu terminu czy miejsca pracy, chyba że strony ustaliły inaczej. Ustalenia między zleceniobiorcą a zleceniodawcą powinny znaleźć się w umowie (która może być zawarta ustnie lub pisemnie) i nie mają większych formalnych ograniczeń (poza tymi wynikającymi z Kodeksu Cywilnego).
Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.
Źródło: Art. 734 Kodeksu Cywilnego
Umowa o dzieło to umowa rezultatu, co oznacza, że przedmiotem takiego zobowiązania może być jakakolwiek kwestia będąca efektem końcowym jakiejś pracy.
Możemy zaliczyć do nich np. stworzenie tekstu, muzyki, obrazu, mebli, itp. Dzieło powinno być dokładnie określone (zakres, wielkość, cechy) w zawieranej umowie. Najistotniejsze jest w tym doprowadzenie do weryfikowalnego i jednorazowego rezultatu, zdefiniowanego w momencie zawierania umowy.
Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.
Źródło: Art. 627 Kodeksu Cywilnego
Umowa cywilnoprawna może zostać zakwalifikowana jako umowa o pracę
Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, o zakwalifikowaniu danego stosunku prawnego jako stosunku pracy decyduje nie jego nazwa, lecz rzeczywisty charakter wykonywanych obowiązków oraz sposób ich realizacji.
W orzecznictwie sądów pracy ugruntowany jest pogląd, zgodnie z którym o istnieniu stosunku pracy przesądzają cechy takie jak: podporządkowanie pracownika, odpłatność pracy, jej osobiste wykonywanie, a także świadczenie pracy w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.
W konsekwencji, nawet jeżeli strony formalnie zawarły umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia), lecz w praktyce realizowane są przesłanki właściwe dla stosunku pracy, sąd może – na podstawie oceny całokształtu okoliczności – ustalić, że między stronami istnieje stosunek pracy. Potwierdzają to liczne orzeczenia sądów pracy, które nakazują traktować takie umowy jako umowy o pracę.
Obowiązki zatrudniającego
- Pracodawca – a zatem osoba zatrudniająca na podstawie umowy o pracę – jest zobowiązany, jeszcze przed zawarciem umowy, m.in. do wystawienia skierowania na badania lekarskie, a następnie skierowania przyszłego pracownika na badania lekarskie wstępne (na pracodawcy spoczywa obowiązek opłacenia kosztów tych badań). Nowozatrudniony pracownik musi przejść także szkolenie wstępne BHP (art. 237³ § 1 i § 2 KP), które to także jest przeprowadzane na koszt pracodawcy i w godzinach pracy zatrudnionego – najlepiej pierwszego dnia pracy.
Pracodawca ma również obowiązek w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy zgłosić pracownika do ZUS. Wśród innych obowiązków zatrudniającego należy wymienić m.in. prowadzenie akt osobowych, poinformowanie o zakresie obowiązków czy zapewnienie bezpiecznych warunków pracy.
Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań
do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych
w skierowaniu na badania lekarskie.
Źródło: Art. 229 § 4 Kodeksu Pracy
- Zleceniodawca – a zatem osoba zatrudniająca na podstawie umowy zlecenia – jest zobowiązany do zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS, mając na uwadze ewentualne inne posiadane tytuły do ubezpieczenia, co wpływa na rodzaj obowiązkowych składek.
Zleceniodawca nie ma obowiązku wykonywania badań lekarskich czy szkoleń BHP, jednakże jeśli wykonywanie zlecenia wiążę się z ryzykiem (np. praca na wysokościach) warto przeszkolić zleceniobiorcę z zakresu BHP oraz wykonać mu odpowiednie badania lekarskie.
Ubezpieczenia społeczne, zdrowotne
oraz podatek dochodowy
- Zawarcie umowy o pracę wymusza zgłoszenie każdego pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, tj. emerytalnego i rentowego, chorobowego, wypadkowego oraz zdrowotnego. Składki te są finansowane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę.
Pracownicy powyżej 26. roku życia zobowiązani są do płacenia podatku, a pracodawcy tym samym do wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń do urzędu skarbowego.
| Rodzaj składki | Procent finansowy przez pracodawcę | Procent finansowy przez pracownika |
|---|---|---|
ubezpieczenie emerytalne | 9,76% | 9,76% |
ubezpieczenie rentowe | 6,50% | 1,50% |
ubezpieczenie chorobowe | – | 2,45% |
ubezpieczenie wypadkowe | 1,67%* | – |
ubezpieczenie zdrowotne | – | 9% |
Fundusz Pracy | 2,45% | – |
FGŚP | 0,1% | – |
* wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe zmienia się w każdym roku i nie jest stała dla wszystkich płatników – aktualnie od 1 kwietnia 2025 r. ryczałtowa stawka to 1,67% dla płatników zgłaszających nie więcej niż 9 osób do ubezpieczenia wypadkowego
Zarówno pracownicy, jak i zleceniobiorcy mogą wypełnić PIT-2, który uprawnia do zastosowania ulgi podatkowej
(300 zł/150 zł/100 zł) zmniejszającej co miesiąc podatek, tym samym zwiększając wypłacone wynagrodzenie.
Więcej tu: https://kgjk.eu/blog/porady/jak-wypelnic-pit2/
- Umowa zlecenia również obliguje do zgłoszenia do ZUS natomiast warunki podlegania pod obowiązkowe ubezpieczenia nie są tak oczywiste, jak w przypadku umowy o pracę. Osoby posiadające inny tytuł (inne tytuły) do ubezpieczeń, z których całkowity miesięczny przychód przekracza kwotę równą minimalnemu wynagrodzeniu za pracę (w 2025 roku – 4666 zł brutto) podlegają wyłącznie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu – jest to tak zwany zbieg ubezpieczeń.
Natomiast zleceniobiorca, który nie ma innej umowy bądź przychód z innej umowy nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia, wówczas podlega on obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu, natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.
Porównanie sytuacji zbiegu ubezpieczeń w oparciu o przyjęte założenia
Umowa zlecenie jedynym tytułem do ubezpieczenia
| Składka emerytalna | Składka rentowa | Składka wypadkowa | Składka chorobowa | Składka zdrowotna |
|---|---|---|---|---|
Tak | Tak | Tak | Dobrowolna | Tak |
Umowa zlecenie + umowa o pracę w innym miejscu pracy (na co najmniej minimalną krajową)
| Składka emerytalna | Składka rentowa | Składka wypadkowa | Składka chorobowa | Składka zdrowotna |
|---|---|---|---|---|
Nie | Nie | Nie | Dobrowolna | Tak |
Umowa zlecenie + inne umowy zlecenia (do osiągnięcia minimalnego wynagrodzenia*)
| Składka emerytalna | Składka rentowa | Składka wypadkowa | Składka chorobowa | Składka zdrowotna |
|---|---|---|---|---|
Tak | Tak | Tak | Dobrowolna | Tak |
Umowa zlecenie + inne umowy zlecenia (po osiągnięciu minimalnego wynagrodzenia*)
| Składka emerytalna | Składka rentowa | Składka wypadkowa | Składka chorobowa | Składka zdrowotna |
|---|---|---|---|---|
Nie | Nie | Nie | Nie | Tak |
Umowa zlecenie + prowadzenie działalności (składki ZUS większe lub równe minimalnemu wynagrodzeniu*)
| Składka emerytalna | Składka rentowa | Składka wypadkowa | Składka chorobowa | Składka zdrowotna |
|---|---|---|---|---|
Nie | Nie | Nie | Nie | Tak |
Przykład 1
Pani Hanna podpisała umowę zlecenia z firmą X na 2000 zł brutto miesięcznie. Poinformowała, że jest zleceniobiorcą w firmie Y i zarabia tam 300 zł brutto miesięcznie.
W tej sytuacji z tytułu umów zlecenia w obu firmach powinna podlegać obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu, a także mieć możliwość dobrowolnego zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego.
Przykład 2
Pan Aleksander jest zatrudniony na umowę o pracę w firmie A na pełny etat (na co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę). Podpisał umowę zlecenia z firmą B.
Po dostarczeniu oświadczenia o posiadaniu innego tytułu do ubezpieczeń, z tytułu umowy zlecenia został zgłoszony tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.
- Umowa o dzieło nie stanowi samodzielnego tytułu do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji, gdy przedsiębiorca lub spółka zawierający taką umowę są płatnikami ZUS, trzeba taką umowę o dzieło wykazać (zgłosić na druku ZUS RUD).
Od umowy o dzieło zawieranej z własnym pracownikiem należy odprowadzić wszystkie obowiązkowe składki, jak w przypadku umowy o pracę
Wynagrodzenie za pracę/wykonanie zlecenia/wykonanie dzieła
- W przypadku umowy o pracę, wynagrodzenie za pracę jest obowiązkowe i niezbywalne, a zatem pracownik nie może się go zrzec ani przenieść na inną osobę. Składniki wynagrodzenia powinny zostać ustalone w zawieranej umowie i nie mogą wynieść mniej niż „minimalna krajowa”. Należy także pamiętać, że pracodawca wypłaca również wynagrodzenie za czas urlopu, wynagrodzenie chorobowe (za 14 lub 33 dni w roku), ustalone w umowie premie czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop na zakończenie współpracy.
Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie
za pracę (w odniesieniu do pełnego etatu)
wynosi 4 666,00 zł brutto miesięcznie
Źródło: Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia
12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (…)
- W sytuacji umowy zlecenia stawka godzinowa za pracę nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie ustalone na dany rok kalendarzowy. Wynagrodzenie miesięczne za wykonanie zlecenia jest wynikiem mnożenia ustalonej stawki za godzinę zlecenia i ilości godzin w danym okresie rozliczeniowym (najczęściej jest to miesiąc). Istnieje także możliwość zawarcia w umowie zlecenia wynagrodzenia ryczałtowego (tj. z góry za wykonanie zlecenia, niezależnie od przepracowanych godzin), natomiast po zestawieniu ewidencji godzin realizacji zlecenia wynagrodzenie za godzinę nadal musi być równe bądź wyższe minimalne stawce godzinowej.
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia
12 września 2024 r. od dnia 1 stycznia 2025 r. ustala się minimalną stawkę godzinową w wysokości 30,50 zł.
Źródło: Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia
12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (…)
- Osoby, z którymi zawarto umowę o dzieło, nie podlegają przepisom dotyczącym minimalnego wynagrodzenia. Wysokość wynagrodzenia należy ująć w treści podpisywanej umowy.
Przywileje i korzyści
Umowa o pracę zapewnia wiele korzyści zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pracownik ma przywilej stabilności zatrudnienia, prawo do płatnych urlopów (wypoczynkowego, okolicznościowego, macierzyńskiego, etc.), ochrony przed nagłym zwolnieniem i innymi kwestiami wynikającymi z prawa pracy, w tym z Kodeksu Pracy. Jest także objęty pełnym ubezpieczeniem ZUS. Mimo faktu, że jest to forma zatrudnienia, w której pracodawca ma dużo obowiązków wobec pracownika, a pracownik tym samym sporo korzyści, zakłada ona istnienie ścisłej więzi prawnej, która daje ochronę również przedsiębiorcom. Mają oni bowiem większą kontrolę nad działaniami, miejscem i czasem pracy zatrudnionego, mogą budować stabilny zespół, a poczucie bezpieczeństwa, które daje umowa o pracę może przyczynić się do zwiększenia motywacji pracownika. Umowa o pracę nie jest także, w takim stopniu jak umowy cywilnoprawne, narażona na kontrole czy podważenie zasadności ich zawarcia.
Umowa zlecenia to przede wszystkim elastyczność. Dotyczy to zarówno zakresu obowiązków, kwestii zakończenia współpracy bez okresu wypowiedzenia czy miejsca i czasu wykonywania zlecenia. W sytuacji podjęcia umowy zlecenia przez ucznia lub studenta do 26. roku życia nie ponoszone są koszty ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zaś pozostali zleceniobiorcy mają możliwość podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, co daje im możliwość, np. korzystania z opieki lekarskiej w ramach NFZ. Mogą być także dobrowolnie zgłoszeni do ubezpieczenia chorobowego. Zleceniodawca również czerpie korzyści z takiego rodzaju umowy – brak obowiązku udzielania i wypłacania świadczeń pracowniczych, takich jak urlop, wynagrodzenie chorobowe czy dodatków do wynagrodzenia, łatwe rozwiązanie umowy czy po prostu mniejszy formalizm związany z brakiem konieczności prowadzenia dokumentacji kadrowej.
Podsumowanie
Każda z wyżej opisanych umów niesie za sobą nieco inne korzyści, zarówno dla osoby zatrudnianej, jak i przedsiębiorcy czy spółki. Nie każdą z nich można zawrzeć w określonych warunkach – raczej nie podpiszemy umowy o pracę z osobą, która ma wykonać dla nas projekt plakatu, ani umowy o dzieło na stanowisko sprzedawcy. W związku z tym istotne jest przeanalizowanie cech stanowiska, na które poszukujemy nowej osoby.
| Umowa o pracę | Umowa zlecenie | Umowa o dzieło | |
|---|---|---|---|
Podstawa prawna | Kodeks Pracy | Kodeks Cywilny | Kodeks Cywilny |
Cechy charakterystyczne | Wykonywanie określonej pracy na rzecz pracodawcy i otrzymywanie od niego wynagrodzenia | Staranne wykonywanie działań określonych
w umowie | Wytworzenie konkretnego dzieła – materialnego lub niematerialnego |
Możłiwość kontroli pracy | Wysoka (kierownictwo) | Niska | Brak |
Wstępne badania lekarskie i szkolenie BHP | Obowiązkowe | Nieobowiązkowe | Nieobowiązkowe |
Zgłoszenie do ZUS | Obowiążkowe | Obowiązkowe | Druk ZUS RUD złożony przez płatnika składek |
Składki ZUS | Obowiązkowe składki społeczne i zdrowotna | Składki społeczne zależnie od sytuacji zatrudnienia + obowiązkowa zdrowotna | Nie (wyjątkiem umowa o dzieło z własnym pracownikiem) |
Prawo do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego | Tak – zarówno do wynagrodzenia, jak i zasiłku | Tak – do zasiłku, jeśli dobrowolna chorobowa | Nie |
Prawo do urlopu | Tak | Nie | Nie |
Ewidencjonowanie czasu pracy | Tak – potrzebne do ustalenia wynagrodzenia | Tak – obowiązkowe | Nie |
Konieczność prowadzenia akt osobowych | Tak | Nie | Nie |
Wynagrodzenie | Minimalnie 4 666,00 zł brutto miesięcznie (pełen etat) | Minimalnie 30,50 zł brutto za godzinę | Brak minimalnej stawki |
