Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco usprawni proces wystawiania i obiegu faktur, jednak kluczowym elementem jego funkcjonowania pozostaje dostępność systemu oraz możliwość ich bieżącej wysyłki.
Ministerstwo Finansów przewidziało sytuacje, w których przedsiębiorca może być czasowo odcięty od Internetu lub system KSeF nie działa prawidłowo. Aby zapewnić ciągłość prowadzenia działalności i uniknąć paraliżu procesów fakturowania, wprowadzono zestaw procedur określanych jako „tryby offline”. Są ich cztery rodzaje:
Tryb OFFLINE24 (Art. 106nda. ustawy o VAT)
Tryb OFFLINE24 pozwala wystawiać i przesyłać faktury ustrukturyzowane w sytuacjach takich jak:
- brak połączenia z Internetem,
- problemy z jakością sieci transmisyjnej,
- chwilowe utrudnienia w przetwarzaniu faktur w KSeF.
To rozwiązanie ma na celu zagwarantowanie ciągłości wystawiania faktur i elastyczność dla przedsiębiorców.
Zasady wystawienia faktury w trybie offline24 – stosujemy obowiązujący wzór struktury logicznej oraz wystawiamy fakturę w postaci elektronicznej. Taką fakturę należy przesłać do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dacie jej wystawienia, aby nadać jej numer KSeF.
Tryb OFFLINE – Niedostępność KSeF (Art. 106nh. ustawy o VAT)
Tryb offline-niedostępność KSeF jest rozwiązaniem przewidzianym na sytuacje, gdy system KSeF jest tymczasowo niedostępny. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą kontynuować proces wystawiania faktur bez przerwy, pomimo czasowej niedostępności systemu. Komunikaty o awarii systemu będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
Zasady postępowania w trybie offline niedostępność KSeF – stosujemy obowiązujący wzór struktury logicznej oraz wystawiamy fakturę w postaci elektronicznej. Taką fakturę należy przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności, aby nadać jej numer KSeF.
Tryb awaryjny (Art. 106nf. ustawy o VAT)
Tryb awaryjny to rozwiązanie przewidziane na sytuacje, gdy system KSeF zgłasza awarię. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą kontynuować wystawianie faktur, pomimo zidentyfikowanej usterki w systemie. Komunikaty o awarii systemu będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
Zasady postępowania w trybie awaryjnym – stosujemy obowiązujący wzór struktury logicznej oraz wystawiamy fakturę w postaci elektronicznej. Dopuszczalne jest przekazanie nabywcy w sposób uzgodniony, jednak koniec końców taką fakturę należy przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, aby nadać jej numer KSeF.
Tryb awarii całkowitej (Art. 106ng. ustawy o VAT)
Tryb awarii całkowitej przewidziano na sytuacje nadzwyczajne, np. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie tej procedury wynika z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski i ma zapewnić możliwość dalszego prowadzenia działalności w skrajnych okolicznościach.
Zasady postępowania w trybie awarii całkowitej – podatnik chcąc wystawić fakturę w tym trybie:
- może ją wystawić w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną i nie musi stosować wzoru faktury ustrukturyzowanej,
- nie ma obowiązku przesyłania faktury do KSeF po ustaniu awarii,
- może ją przekazać nabywcy w dowolny sposób, np. osobiście, mailem lub innym alternatywnym kanałem.
Faktury korygujące można wystawić również w wyżej przedstawionych trybach
Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, niedostępność KSeF oraz awaryjnym - wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.
W przypadku zaistnienia konieczności wystawienia faktury korygującej w trakcie awarii całkowitej - taką fakturę korygującą również wystawia się poza KSeF.
Podsumowanie
Tryby offline stanowią ważne zabezpieczenie dla przedsiębiorców, gwarantując im możliwość nieprzerwanego wystawiania faktur niezależnie od problemów technicznych czy nadzwyczajnych okoliczności.
Każdy z trybów – OFFLINE24, offline przy niedostępności KSeF, tryb awaryjny i awaria całkowita – określa jasne zasady postępowania oraz terminy późniejszej wysyłki faktur do systemu. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy mogą zachować zgodność z przepisami, a jednocześnie utrzymać płynność działalności nawet w sytuacjach wyjątkowych.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czym są tryby offline w KSeF i kiedy się je stosuje?
Tryby offline to procedury pozwalające wystawiać faktury, gdy system KSeF lub Internet są chwilowo niedostępne. Dzięki nim przedsiębiorca może kontynuować fakturowanie bez przerwy.
Jak długo mogę czekać z przesłaniem faktury wystawionej w trybie offline24?
Fakturę wystawioną w trybie offline24 należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, aby nadano jej numer KSeF.
Co zrobić, gdy KSeF oficjalnie ogłosi tryb awaryjny?
W trybie awaryjnym możesz wystawiać faktury normalnie, a następnie przesłać je do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Czy w trybie awarii całkowitej muszę później przesyłać faktury do KSeF?
Nie. W tym trybie faktury nie muszą być wprowadzane do KSeF po ustaniu awarii, a ich forma może być papierowa lub elektroniczna.
Skąd mam wiedzieć, że wystąpiła awaria lub niedostępność KSeF?
Jedynym wiążącym źródłem dla trybu offline – niedostępność KSeF oraz trybu awaryjnego jest komunikat Ministerstwa Finansów opublikowany w BIP MF. W przypadku awarii całkowitej są to środki masowego przekazu.
Czy można wystawić fakturę korygującą w trybie offline lub awaryjnym?
Tak. Faktury korygujące można wystawiać w każdym trybie offline, jednak korektę do faktury z trybu offline24, offline KSeF lub awaryjnego wystawia się dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej.