Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur każdy przedsiębiorca będzie musiał zapoznać się z zasadami wystawiania oraz odbierania faktur w KSeF (inaczej faktur ustrukturyzowanych). Warto jednak podkreślić, że samo wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie zmienia danych, które muszą znaleźć się na fakturze. Wzór e-Faktury odzwierciedla obowiązujące przepisy i zawiera wszystkie wymagane elementy.
Jeśli chcesz przypomnieć sobie, jakie dane są obowiązkowe na fakturze, zajrzyj do naszego artykułu — zasady wystawiania faktur.
W tym wpisie skupimy się natomiast na praktycznych i technicznych aspektach korzystania z faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
Elementy e-Faktury
Poza elementami obowiązkowymi, faktura ustrukturyzowana może zawierać także informacje dodatkowe. Nie są one wymagane przepisami, ale przedsiębiorcy często je stosują, aby ułatwić rozliczenia. Do takich danych należą m.in. termin płatności, numer rachunku bankowego sprzedawcy czy inne ustalenia handlowe.
Na co warto zwrócić uwagę?
Przed rozpoczęciem pracy w KSeF dobrze jest przeanalizować, jakie informacje dodatkowe standardowo zamieszczamy na swoich fakturach. Pozwoli to sprawdzić, czy:
1) są one przewidziane w strukturze e-Faktury,
2) jak należy je wprowadzić, aby dokument został prawidłowo przyjęty w systemie.
Chociaż w idealnym świecie program do fakturowania powinien automatycznie weryfikować poprawność danych i blokować wysyłkę błędnie przygotowanego dokumentu, to jednak warto samodzielnie poznać podstawowe zasady uzupełniania pól e-Faktury.
Szczegółową metodykę wypełniania poszczególnych pól znajdziesz w materiałach Ministerstwa Finansów, m.in. w broszurach dotyczących struktury logicznej e-Faktury.
Jakie dokumenty sprzedaży można wystawić w Krajowym Systemie e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie wybranych rodzajów faktur ustrukturyzowanych, takich jak:
- Faktura podstawowa,
- Faktura korygująca,
- Faktura zaliczkowa i rozliczająca (końcowa).
Dokumenty, których nie wystawimy w Krajowym Systemie e-Faktur to m.in. faktury pro forma, dowody wewnętrzne, noty uznaniowe. Można je nadal sporządzać w dotychczasowych programach i obsługiwać tak jak do tej pory.
Jak przygotować się do wystawiania faktur w KSeF?
Krok 1. Uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF
Aby móc wystawiać faktury ustrukturyzowane, należy wykonać kilka kroków przygotowawczych. Pierwszym i kluczowym etapem jest uzyskanie odpowiednich uprawnień do korzystania z KSeF.
- Jednoosobowa działalność gospodarcza — uprawnienia do KSeF nadawane są automatycznie właścicielowi działalności. Nie trzeba więc składać żadnych dodatkowych dokumentów, aby rozpocząć wystawianie e-Faktur.
- Osoby działające w imieniu np. spółki — należy takie uprawnienie nadać. W tym celu spółka powinna wysłać dokument ZAW-FA (wzór wniosku na końcu artykułu) do Urzędu Skarbowego. Jak to zrobić przedstawiamy w poniższym filmie:
Jak wysłać dokument ZAW-FA?
Krok 2. Uwierzytelnienie w swoim programie do wystawiania faktur
Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, musisz zalogować się do wybranego narzędzia obsługującego KSeF. Możesz skorzystać zarówno z darmowych aplikacji Ministerstwa Finansów, jak i z komercyjnych programów.
- Darmowe narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna jako aplikacja na stronie internetowej,
- Aplikacja Mobilna KSeF – dostępna na telefony z systemem Android i iOS,
- E-mikrofirma – aplikacja na stronie internetowej dla mikroprzedsiębiorców.
Każde z tych narzędzi pozwala na uwierzytelnienie się i wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Więcej na temat funkcjonalności aplikacji podatnika oraz aplikacji mobilnej w tym artykule. - Programy komercyjne
Przedsiębiorcy mogą również korzystać z komercyjnych systemów i programów do fakturowania zintegrowanych z KSeF. W takim przypadku warto sprawdzić u dostawcy oprogramowania jak wygląda proces uwierzytelnienia z KSeF.
Nasze Biuro Rachunkowe zapewnia swoim klientom bezpłatny program do wystawiania i odbierania faktur w KSeF – Subiekt 123, dostępny w ramach współpracy.
Krok 3. Wystawienie faktury
Po zalogowaniu się do wybranego programu możesz przystąpić do wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Wypełnij dane faktury w formularzu znajdującym się w Twoim programie fakturującym.
Na co zwrócić uwagę?
1. Uzupełnij wszystkie elementy obowiązkowe, takie jak m.in.:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- data wystawienia i data sprzedaży,
- pozycje towarów lub usług,
- stawki i kwoty podatku,
- podsumowanie kwotowe.
2. Sprawdź elementy wymagane tylko w określonych przypadkach, m.in.:
- dane faktury pierwotnej – jeśli wystawiasz fakturę korygującą,
- informacje o zamówieniu lub płatnościach – jeśli wystawiasz fakturę zaliczkową.
3. Dodaj dane dodatkowe (opcjonalne)
Opcjonalnie możesz, uzupełnić takie informacje jak:
- termin płatności,
- numer rachunku bankowego,
- uwagi lub adnotacje wewnętrzne.
4. Przed wysyłką dokładnie zweryfikuj dokument
Upewnij się, że wszystkie dane są poprawne i zgodne z rzeczywistością — po wysłaniu do KSeF faktura otrzyma numer identyfikacyjny i będzie uznana za wystawioną i wprowadzoną do obiegu gospodarczego.
Krok 4. Wysyłka faktury do KSeF, otrzymanie nr KSeF oraz UPO
Gdy faktura jest już przygotowana i zweryfikowana, możesz przystąpić do jej wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur.
1. Wyślij fakturę do KSeF – prześlij dokument bezpośrednio z programu, z którego korzystasz.
2. Oczekuj na przetworzenie – system weryfikuje przesłaną fakturę, sprawdzając m.in.:
- czy osoba wysyłająca posiada uprawnienia,
- czy wszystkie pola wymagane strukturą e-Faktury zostały prawidłowo wypełnione.
Jeśli wszystko jest poprawne, dokument zostanie przyjęty do systemu.
3. Nadanie numeru KSeF – po pozytywnym przetworzeniu faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący ją w KSeF. Status wysyłki zmieni się na „200”, co oznacza, że dokument został przyjęty.
4. Pobranie UPO – po zmianie statusu możesz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dokument ten zawiera najważniejsze informacje potwierdzające przyjęcie faktury, w tym numer KSeF.
Poprawna wysyłka faktury i uzyskanie numeru KSeF jest kluczowe, ponieważ numer ten będzie wykorzystywany w wielu procesach formalnych. Będzie on potrzebny m.in. do:
- sporządzania JPK_VAT z deklaracją – od lutego 2026 r. wszystkie faktury wystawione i otrzymane muszą mieć podany numer KSeF,
- wystawiania faktur korygujących – każda korekta musi wskazywać numer KSeF faktury pierwotnej,
- wystawiania faktur rozliczających oraz ostatniej zaliczkowej – również wymaga podania numeru KSeF faktury zaliczkowej,
- dokonywania płatności za fakturę – od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF będzie obowiązkowy przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, także przy płatnościach realizowanych w MPP.
Jak skorygować fakturę wystawioną w KSeF?
W Krajowym Systemie e-Faktur jedynym sposobem poprawienia błędu na fakturze już wystawionej i przesłanej do systemu jest wystawienie faktury korygującej. Po przekazaniu pliku do KSeF:
- nie ma możliwości edycji dokumentu,
- nie można go anulować,
- każda zmiana wymaga wystawienia korekty.
Kody QR na fakturach, potwierdzenie transakcji - kiedy się pojawiają i dlaczego?
Każda faktura ustrukturyzowana, która ma być udostępniona nabywcy poza systemem KSeF (w przypadkach przewidzianych przepisami, omówionymi dalej), powinna zostać opatrzona kodem QR.
Kod QR umożliwia nabywcy szybki dostęp do faktury w KSeF, bez konieczności logowania do systemu — po wprowadzeniu dodatkowych danych z faktury wymaganych do weryfikacji.
Błąd w danych nabywcy – co zrobić?
Jeśli na fakturze wpisano nieprawidłowy NIP nabywcy lub wskazano niewłaściwego kontrahenta, należy:
- wystawić fakturę korygującą do zera – (czyli „wyzerować” całą sprzedaż z błędnej faktury),
- wystawić nową, prawidłową fakturę – tym razem z właściwymi danymi nabywcy.
Czym jest kod QR?
To graficzna reprezentacja linku prowadzącego bezpośrednio do faktury w KSeF.
Gdzie pojawia się kod QR?
- Tryb online – na fakturze umieszczany jest jeden kod QR, a pod nim widnieje numer KSeF faktury.
- Tryby offline (offline24 oraz awaryjny) – na fakturze pojawiają się dwa kody QR, z odpowiednimi oznaczeniami (np. „OFFLINE”).
Czym są potwierdzenia transakcji?
Potwierdzenie transakcji to rozwiązanie odpowiadające na potrzeby rynku, szczególnie w sytuacjach, gdy faktura nie posiada jeszcze nadanego numeru KSeF, a klient oczekuje natychmiastowego potwierdzenia zakupu.
- Pozwala zadbać o sytuacje, w których sprzedaż odbywa się w trybie szybkim, np. w:
- sklepach stacjonarnych,
- na stacjach benzynowych,
- Może być wydawane zarówno dla faktur w trybie ONLINE, jak i OFFLINE,
- Zawiera elementy i kody QR umożliwiające dostęp do faktury w KSeF bez konieczności logowania się do systemu.
Odbieranie faktur w KSeF
Z perspektywy odbiorcy faktury korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma ogromne znaczenie. Faktury objęte obowiązkiem KSeF muszą być odbierane bezpośrednio w systemie, natomiast dokumenty, które nie podlegają temu obowiązkowi, kontrahenci mogą przekazywać w sposób dotychczas uzgodniony (np. mailem lub w formie papierowej).
Warto pamiętać, że sposób i data odbioru faktur może różnić się w zależności od trybu, w jakim została wystawiona faktura.
- Tryb ONLINE, OFFLINE24 oraz niedostępność KSeF – Odbiór w KSeF i data przydzielenia numeru KSeF,
- Tryb awaryjny – Data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF (w zależności co nastąpiło wcześniej),
- Tryb awarii całkowitej – brak regulacji szczególnych. Faktura nie jest przesyłana do KSeF, odbiór jej odbywa się w sposób uzgodniony, czyli istotna jest data faktycznego otrzymania faktury.
Więcej o trybach wystawiania faktur w tym artykule.
Podsumowanie
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w sposobie dokumentowania sprzedaży w Polsce. Choć dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność zapoznania się z nowymi zasadami technicznymi i procedurami, w praktyce KSeF ma usprawnić obieg dokumentów, poprawić bezpieczeństwo danych oraz zwiększyć przejrzystość rozliczeń.
Warto wcześniej przygotować się do zmian: zweryfikować uprawnienia, a także przetestować oprogramowanie, które będzie wykorzystywane na co dzień. Dzięki temu proces przejścia na e-Faktury będzie zdecydowanie łatwiejszy i mniej stresujący — zarówno dla wystawców, jak i odbiorców dokumentów.
Załączniki