Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji podlegającej podatkowi od towarów i usług (VAT). Jej posiadanie stanowi co do zasady warunek umożliwiający odliczenie podatku naliczonego, a tym samym realizację zasady neutralności VAT.
Kto ma obowiązek wystawienia faktury?
- Obowiązek wystawiania faktur spoczywa na podatnikach zarejestrowanych jako podatnicy VAT.
- Przy świadczeniu usług lub sprzedaży towarów zwolnionych z VAT – zarówno na podstawie zwolnienia przedmiotowego, jak i podmiotowego – obowiązek ten co do zasady nie występuje, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 106b ustawy o VAT lub sytuacji, gdy wystawienia faktury zażąda nabywca.
Przepisy nie zabraniają dobrowolnego wystawiania faktur przez podatników korzystających ze zwolnień. W praktyce większość przedsiębiorców decyduje się dokumentować sprzedaż fakturami, ponieważ jest to najwygodniejsza forma rozliczeń z kontrahentami oraz prowadzenia ewidencji księgowej.
Od lutego 2026 roku zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). W jego ramach niemal wszyscy podatnicy, w tym zwolnieni z VAT, będą zobowiązani do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej. Szczegółowe informacje znajdziesz w tym artykule.
Jakie dane zawiera prawidłowo wystawiona faktura?
Faktura obejmuje szereg elementów, które umożliwiają prawidłowe udokumentowanie transakcji. Do podstawowych składników należą:
- Daty – data wystawienia faktury oraz data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi; w przypadku wcześniejszej zapłaty – również data otrzymania zapłaty,
- Numer faktury – unikalny numer, który nie może się powtarzać,
- Dane nabywcy i dostawcy – imię i nazwisko lub nazwa podmiotu oraz jego adres,
- Numer identyfikacyjny – np. numer NIP lub VAT UE (VATIN),
- Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi – wraz z jednostką miary oraz ilością dostarczonych towarów lub zakresem wykonanych usług,
- Cena jednostkowa netto – cena towaru lub usługi bez kwoty podatku,
- Wartość netto, kwota VAT oraz wartość brutto – czyli łączna kwota do zapłaty z uwzględnieniem podatku.
Ponadto, w zależności od rodzaju transakcji, na fakturze mogą pojawić się dodatkowe elementy, które są wymagane tylko w przypadku, gdy mają zastosowanie:
- Metoda kasowa – jeśli podatnik rozlicza podatek w oparciu o metodę kasową,
- Samofakturowanie – gdy fakturę w imieniu sprzedawcy wystawia nabywca,
- Mechanizm podzielonej płatności (MPP) – w przypadku faktur na kwotę powyżej 15 tys. zł, dokumentujących sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP,
- Procedura marży,
- Podstawa zwolnienia – w przypadku zwolnienia przedmiotowego informacja o podstawie prawnej zwolnienia (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) musi zostać umieszczona na fakturze. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo nie mają takiego obowiązku.
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) obowiązkowe elementy faktury są odzwierciedlone w strukturze logicznej F(3). Szczegółowe informacje na ten temat zostały omówione w osobnym artykule – LINK.
Obowiązki czynnego podatnika VAT w zakresie wystawiania faktur
Wyjątki od zasady ogólnej
W odniesieniu do następujących czynności fakturę należy wystawiać do:
- 30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
- 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,
- 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),
- z upływem terminu płatności (z wyjątkiem usług stanowiących import usług) – w przypadku:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
świadczenia usług telekomunikacyjnych, - wymienionych świadczenia usług wymienionych w 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o VAT
,
świadczenia usług najmu, dzierżawy, - leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją. Jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania, fakturę należy wystawić nie później niż 60. dnia od dnia jego wydania.
Wystawiłem fakturę 1 stycznia, a usługę wykonam dopiero 30 czerwca. Czy prawidłowo wystawiłem fakturę?
Nie. Faktura mogła najszybciej zostać wystawiona 1 maja.
Wykonałem usługę budowlaną 4 lipca. Fakturę wystawiłem 25 sierpnia. Czy dobrze wystawiłem fakturę?
Tak. Faktura, dokumentująca usługi budowlane mogła zostać wystawiona maksymalnie do 30 sierpnia. Termin został zachowany.
Wystawiłam 17 października fakturę za usługę fryzjerską, wykonaną 31 września. Czy dobrze wystawiłam fakturę?
Nie. Faktura ta podlega pod zasady ogólne wystawiania faktur i powinna zostać wystawiona maksymalnie do 15 października.
Obowiązki podatnika zwolnionego z VAT w zakresie wystawiania faktur
Co do zasady przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktury – zarówno w przypadku zwolnienia ze względu na limit obrotów, jak i zwolnienia przedmiotowego. Niezależnie od tego ma jednak obowiązek wystawić fakturę na żądanie nabywcy, o ile zostanie ono zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano całość bądź część zapłaty.
W tym przypadku obowiązują dwa terminy wystawienia faktury, zależne od momentu zgłoszenia żądania przez nabywcę:
- do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż lub otrzymanie zaliczki – jeżeli nabywca zażądał wystawienia faktury do końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano całość bądź część zapłaty;
- w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli nabywca wystąpił z żądaniem po zakończeniu miesiąca, w którym dokonano sprzedaży lub otrzymano zaliczkę.
Korygowanie faktur
Wystawiając faktury, przedsiębiorca może spotkać się z sytuacjami wymagającymi dokonania korekty — na przykład w przypadku popełnienia błędu, zwrotu towaru czy udzielenia rabatu kontrahentowi. Dotychczas w obrocie gospodarczym funkcjonowały trzy pojęcia:
- Faktura korygująca – stosowana do korygowania m.in.:
- pomyłek w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury,
- udzielonych rabatów,
- zwrotów towarów lub zapłaty.
- Nota korygująca – pozwala skorygować błędy formalne, takie jak:
- nieprawidłowa data dokonania lub zakończenia dostawy towarów czy wykonania usługi,
- błędna nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- nieprawidłowe dane nabywcy.
- „Anulowanie faktury” – dopuszczalne wyłącznie w sytuacji, gdy transakcja ostatecznie nie doszła do skutku i faktura VAT nie trafiła do obrotu (obiegu prawnego).
Wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur pojęcia noty korygującej czy anulowania faktury przestaną funkcjonować.
Faktura przesłana do KSeF jest automatycznie uznawana za dokument wprowadzony do obrotu gospodarczego. W przypadku błędów formalnych jedyną dopuszczalną metodą ich skorygowania będzie wystawienie faktury korygującej „do zera”, a następnie sporządzenie nowej, zawierającej prawidłowe dane.
Archiwizacja faktur
Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – termin ten obowiązuje zarówno w odniesieniu do podatku PIT/CIT, jak i VAT.
Przykład 1
Pani Kasia wystawiła fakturę sprzedażową 4 lipca 2022 r.
Termin zapłaty podatku VAT upłynął 25 sierpnia 2022 r. - fakturę musi przechowywać do 31.12.2027 r.
Termin zapłaty podatku PIT upłynął 30 kwietnia 2023 r. - fakturę musi przechowywać do 31.12.2028 r.
Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie – zarówno papierowej, jak i elektronicznej – niezależnie od tego, w jakiej formie zostały otrzymane lub wysłane do nabywcy. Dopuszczalne jest skanowanie faktur papierowych i archiwizowanie ich w formie elektronicznej, a także drukowanie faktur elektronicznych i przechowywanie ich w formie papierowej.
Od 1 lutego 2026 roku, po wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), faktury wystawiane w tym systemie nie będą wymagały pobierania ani archiwizowania w innych źródłach, takich jak nośniki elektroniczne czy wydruki papierowe.
Dostęp do tych dokumentów będzie zapewniony przez 10 lat bezpośrednio w systemie.
Podsumowanie
Znajomość zasad dotyczących wystawiania faktur, w szczególności obowiązujących terminów, ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego dokumentowania sprzedaży i rozliczeń podatkowych. Tym bardziej warto mieć je na uwadze w kontekście zbliżającego się obowiązkowego stosowania KSeF, który uszczelni cały proces. Dobra orientacja w przepisach dotyczących fakturowania pozwala uniknąć nieprawidłowości oraz zapewnia bezpieczeństwo podatkowe.