Rozliczanie kosztów eksploatacji samochodu w firmie

Samochód firmowy oraz związane z nim koszty eksploatacji należą do najczęstszych wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców. Istnieje wiele sposobów na zmniejszenie zobowiązań podatkowych z ich wykorzystaniem na gruncie podatku PIT, CIT i VAT, dlatego warto, aby każdy przedsiębiorca przeanalizował ten temat indywidualnie, uwzględniając swoje potrzeby. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze zasady i przepisy dotyczące rozliczania kosztów paliwa, napraw, ubezpieczenia oraz innych wydatków związanych z eksploatacją pojazdów firmowych.

Samochód w firmie

Aby móc rozliczać koszty eksploatacji samochodu, konieczne jest najpierw wykazanie jego związku z działalnością firmy, czyli stworzenie podstawy prawnej do odliczania wydatków. Istnieje wiele metod, które to umożliwiają, a każdą z nich szczegółowo opisaliśmy w artykule – Jak rozliczać samochód w działalności gospodarczej?.

Jakie koszty związane z samochodem można rozliczać?

Do kosztów eksploatacji samochodu, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, należą m.in.:

  • Paliwo – benzyna, olej napędowy, gaz LPG.
  • Naprawy i serwisowanie – np. wymiana opon, przeglądy techniczne, regulacje mechaniczne.
  • Części zamienne – np. akumulatory, wycieraczki, elementy karoserii.
  • Ubezpieczenie pojazdu – OC, AC, NNW.
  • Opłaty drogowe i parkingowe – w tym bilety parkingowe i opłaty za autostrady.
  • Myjnie samochodowe – koszty utrzymania czystości pojazdu.

Jak udokumentować poniesione koszty?

Aby móc zaliczyć wydatki eksploatacyjne do kosztów podatkowych, konieczne jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji. Do najważniejszych dokumentów należą:

  • Faktury VAT – podstawowy dokument potwierdzający poniesienie wydatków.
  • Umowy i polisy – np. w przypadku leasingu lub ubezpieczeń.
  • Inne dokumenty wystawione przez sprzedawcę – jeżeli zakup lub usługa nie są potwierdzone fakturą VAT, dokument musi jednoznacznie wskazywać nabywcę. Wymagane jest umieszczenie takich danych, jak nazwa firmy, numer NIP oraz innych szczegółów pozwalających na identyfikację transakcji.

Ważne, aby wszystkie dokumenty były kompletne, zgodne z rzeczywistością i rzetelnie przechowywane. W przypadku kontroli urząd skarbowy może szczegółowo weryfikować ich poprawność i zgodność z przepisami.

Rozliczanie kosztów

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu w firmie możemy rozliczać na dwa sposoby:

  • poprzez odliczenie podatku VAT
  • przez zaliczenie do wydatków zmniejszających podatek dochodowy (CIT lub PIT).

Czy się różni CIT od PIT?

PIT to podatek dochodowy od osób fizycznych – płacisz go, gdy prowadzisz firmę np. w formie jednoosobowej działalności gospodarczej
CIT to podatek dochodowy od osób prawnych – płacisz go, gdy prowadzisz firmę np. w formie Sp. z o.o.

Zasady odliczania od PIT/CIT i VAT są różne!

Odliczenie od VAT nie zawsze oznacza, że cały wydatek można odliczyć od podatku dochodowego i na odwrót.
Te dwa rodzaje rozliczeń działają na różnych zasadach.

Odliczenie VAT

VAT, czyli podatek od towarów i usług, można odliczyć w następujący sposób:

  • 100% VAT – jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.
  • 50% VAT – jeśli samochód jest użytkowany zarówno w firmie, jak i prywatnie

Kiedy mogę odliczyć 100% VAT?

Należy określić czy pojazd to samochód osobowy czy ciężarowy. Jest to kluczowe, ponieważ od rodzaju pojazdu zależy, czy i na jakich warunkach można odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z jego użytkowaniem.

Pełne odliczenie VAT można zastosować na samochód osobowy po spełnieniu następujących warunków:

    1. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. „kilometrówki”) – zapisy przejechanych tras, odczyt licznika
    2. Stworzenie regulaminu użytkowania samochodu w firmie – określenie zasad użytkowania auta, kto jest uprawniony do jego korzystania oraz w jakim zakresie
    3. Zgłoszenie pojazdu poprzez formularz VAT-26 do Urzędu Skarbowego 
    4. Użytkowanie pojazdu tylko w celach firmowych

Kilometrówka na potrzeby VAT a kilometrówka na potrzeby CIT

Na potrzeby odliczenia podatku VATu od kosztów eksploatacyjnych samochodu należy tworzyć kilometrówkę. Na potrzeby zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu (PIT) kosztów eksploatacyjnych od samochodu prywatnego nie trzeba tworzyć kilometrówki od 2019 r.

Pełne odliczenie VAT można zastosować na każdy samochód ciężarowy.

Dla celów podatku VAT przyjmuje się, że samochodem ciężarowym jest między innymi:

  • pojazd o konstrukcji, która wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Takie warunki są potwierdzane poprzez wydanie zaświadczenia przez okręgową stację kontroli pojazdów na podstawie dodatkowego badania technicznego oraz odpowiednią adnotację w dowodzie rejestracyjnym. Wyróżniamy dwie adnotacje:
  1. VAT–1 – dla pojazdów innych niż samochody osobowe, wyposażonych w „jeden rząd siedzeń oddzielony od przestrzeni ładunkowej trwałą przegrodą lub ścianą
  2. VAT–2 – dla pojazdów innych niż samochody osobowe, wyposażonych w „kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń oraz nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków, stanowiące odrębny element konstrukcyjny pojazdu
 

Samochody typu VAN

Zgodnie z przepisami VAT, samochody typu VAN, takie jak FIAT PUNTO VAN czy Opel Corsa VAN, posiadające tylko dwa miejsca siedzące, są uznawane za samochody ciężarowe. Dzięki temu możliwe jest odliczenie 100% VAT od kosztów ich eksploatacji.

Jak rozliczać 50% VAT?

W pozostałych przypadkach odliczeniu podlega jedynie 50% VAT. Natomiast pozostałe 50% VAT można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Przykład 1

Kupując paliwo za 123 zł brutto (100 zł netto + 23 zł VAT) w sytuacji, w której możemy odliczyć tylko 50% VAT:
Kwota VAT do odliczenia: Od całkowitej kwoty VAT (23 zł) odliczamy tylko 50%, czyli:
23 zł × 50% = 11,50 zł.

Pozostała część VAT (50%): Niewykorzystany VAT (11,50 zł) doliczamy do wartości netto paliwa (100 zł) i całość ujmujemy w kosztach uzyskania przychodu na podstawie zasad odliczania kosztów eksploatacji od podatku dochodowego (nagłówek poniżej):

100 zł (netto) + 11,50 zł (nieodliczony VAT) = 111,50 zł.

Odliczenie od podatku dochodowego

Podatek dochodowy (PIT lub CIT) można obniżyć, uwzględniając wydatki na eksploatację pojazdów jako koszty uzyskania przychodu. W zależności od rodzaju pojazdu i sposobu jego użytkowania wyróżnia się trzy poziomy odliczeń:

  • 20% – dla prywatnych samochodów wykorzystywanych częściowo w celach firmowych.
  • 75% – dla pojazdów użytkowanych w trybie mieszanym, czyli zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.
  • 100% – dla pojazdów ciężarowych lub samochodów osobowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, przy spełnieniu odpowiednich wymogów.

Samochód ciężarowy dla celów podatku dochodowego

Do celów podatku dochodowego (PIT/CIT) definicja samochodu ciężarowego, jest taka sama jaka dla celów podatku VAT – znajdziesz ją tutaj.

Przykład 2 – używanie prywatnego samochodu w firmie

Kupując paliwo za 123 zł brutto (100 zł netto + 23 zł VAT) w sytuacji, w której możemy odliczyć tylko 50% VAT i 20% PIT:

Kwota VAT do odliczenia:
Od całkowitej kwoty VAT (23 zł) odliczamy tylko 50%, czyli:
23 zł × 50% = 11,50 zł.

Kwota podstawy do pomniejszenia PIT/CIT: 100 zł (netto) + 11,50 zł (nieodliczony VAT) = 111,50 zł.

Kwota do pomniejszenia PIT/CIT: 111,50 zł * 20% = 22,30 zł

Przykład 3 – używanie leasingowanego auta (i każdego innego niebędącego samochodem ciężarowym)

Kupując paliwo za 123 zł brutto (100 zł netto + 23 zł VAT) w sytuacji, w której możemy odliczyć tylko 50% VAT i 75% PIT/CIT:

Kwota VAT do odliczenia: Od całkowitej kwoty VAT (23 zł) odliczamy tylko 50%, czyli:
23 zł × 50% = 11,50 zł.

Kwota podstawy do pomniejszenia PIT/CIT:
100 zł (netto) + 11,50 zł (nieodliczony VAT) = 111,50 zł.

Kwota do pomniejszenia PIT/CIT: 111,50 zł * 75% = 83,62 zł