Zaliczenie samochodu do kosztów działalności gospodarczej stanowi jeden z istotnych elementów zarządzania firmą. Odpowiednie podejście do tego zagadnienia umożliwia optymalizację podatkową oraz minimalizację kosztów.
W niniejszym artykule omówimy, jak prawidłowo ująć w kosztach działalności wprowadzenie samochodu firmowego, uwzględniając zarówno obowiązujące przepisy prawne, jak i praktyczne wskazówki.
Szczegółową analizę dotyczącą rozliczania kosztów eksploatacji samochodu znajdziesz tutaj.
Wprowadzenie do rozliczania samochodu firmowego
Rozliczanie samochodu firmowego obejmuje wiele aspektów, takich jak koszty zakupu, amortyzacji pojazdu oraz odliczenia VAT. Przedsiębiorcy powinni być świadomi obowiązujących przepisów lub korzystać z porad księgowych i doradców podatkowych, a także skrupulatnie dokumentować wszystkie związane z tym wydatki, aby uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej.
Najpopularniejszymi sposobami rozliczania samochodu w firmie są:
Wprowadzenie prywatnego samochodu jako środek trwały
- Na podstawie dokumentu zakupu auta:
- cena zakupu auta na podstawie umowy/faktury/rachunku,
- podatek VAT w części niepodlegającej odliczeniu,
- koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia na czas transportu,
- koszty rejestracji poniesione do dnia przekazania środka trwałego do użytkowania,
- cło od importu samochodu oraz podatek akcyzowy.
- Na podstawie aktualnej wartości rynkowej – w przypadku trudności z ustaleniem kwoty nabycia, należy wprowadzić auto do firmy poprzez oświadczenie aktualnej ceny rynkowej (np. ofert sprzedaży na Allegro).
- jednorazowa,
- liniowa (20% rocznie),
- indywidualna stawka amortyzacji (40% rocznie).
Amortyzacja to rozliczanie kosztu w czasie.
Jeśli zakupiliśmy samochód za 20 000 zł i zastosujemy liniową stawkę amortyzacji (wynoszącą 20% rocznie), oznacza to, że przez 5 lat będziemy dokonywać miesięcznych odpisów amortyzacyjnych. W tym przypadku będzie to wynosić 333,33 zł miesięcznie.
20 000 zł / 5 lat (bo 20% rocznie) / 12 miesięcy = 333,33 zł miesięcznie.
Szczegóły dotyczące amortyzacji samochodu oraz dostępnych stawek znajdziesz w tym artykule.
Włączenie prywatnego samochodu do majątku firmy wiąże się z istotnymi konsekwencjami podczas jego późniejszej sprzedaży!
Zanim zdecydujesz się na wprowadzenie prywatnego samochodu do majątku firmy, koniecznie przeczytaj ten artykuł.
Użytkowanie prywatnego samochodu do celów firmowych
Przedsiębiorca ma możliwość korzystania z prywatnego samochodu osobowego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji samochód nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych, co oznacza, że nie podlega amortyzacji. Niemniej jednak przedsiębiorca może rozliczać koszty związane z eksploatacją pojazdu w ramach prowadzonej działalności.
Użyczenie pojazdu
Użyczenie samochodu oznacza, że firma korzysta z pojazdu, który formalnie nie należy do przedsiębiorstwa. Może to być samochód prywatny? właściciela firmy, członka rodziny lub osoby trzeciej, z którym przedsiębiorca zawiera umowę użyczenia. Taka umowa pozwala firmie na korzystanie z samochodu bez konieczności przenoszenia własności pojazdu na firmę, w związku z czym możemy rozliczać tylko koszty eksploatacji pojazdu (brak amortyzacji).
Istotnym aspektem użyczenia jest fakt, że zgodnie z kodeksem cywilnym, użyczenie to bezpłatne używanie rzeczy W związku z tym, po stronie użyczającego (tutaj przedsiębiorcy) może pojawić się nieodpłatne świadczenie (gdyż używa rzeczy za darmo, za którą w normalnych warunkach by zapłacił), które należałoby z tego tytułu opodatkować.
Należy rozróżnić użyczenie:- Od I i II grupy pokrewieństwa (które to określa Art. 14. ust. 3 ustawy o podatku spadku i darowizn),
- Od innych osób.
Grupy pokrewieństwa
I grupa – małżonek, rodzice, dziadkowie, dzieci, wnukowie, pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha i teściowie;
II grupa – dzieci oraz wnukowie rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, dzieci oraz wnukowie pasierba, małżonkowie rodzeństwa, rodzeństwo małżonków, małżonkowie rodzeństwa małżonków.
Użyczenie samochodu od osób z I i II grupy pokrewieństwa jest zwolnione z opodatkowania nieodpłatnego świadczenia. Inaczej wygląda sytuacja, gdy auto jest użyczane od osób spoza tych grup pokrewieństwa.
Podsumowując, jeśli planujemy „wprowadzić samochód do firmy” poprzez umowę użyczenia, najkorzystniej jest użyczyć pojazd od osób z I lub II grupy pokrewieństwa, gdyż dzięki temu unikniemy obowiązku opodatkowania nieodpłatnego świadczenia.
Leasing operacyjny lub finansowy
Leasing samochodu to popularna forma finansowania, która umożliwia przedsiębiorcom korzystanie z pojazdu bez konieczności jego natychmiastowego zakupu. Wyróżniamy następujące formy leasingu:
Lease w jęz. angielskim oznacza wynajem, stąd też spolszczona jego forma leasing.
- Leasing operacyjny – najpopularniejsza forma leasingu w Polsce. W jego ramach leasingodawca (firma leasingowa lub bank) wypożycza na długi okres leasingobiorcy (przedsiębiorcy) samochód do użytkowania na określony czas, zazwyczaj od 2 do 5 lat. W zależności od konstrukcji umowy leasingobiorca może ale nie musi wykupywać samochodu po tym okresie,
- Leasing finansowy – to forma leasingu, która przypomina kredyt na samochód. W tej opcji przedsiębiorca otrzymuje fakturę VAT na pełną kwotę zakupu pojazdu już przy podpisaniu umowy. Zazwyczaj właścicielem pojazdu staje się po spłacie ostatniej raty leasingowej, chociaż w niektórych przypadkach umowa może przewidywać przeniesienie własności już w momencie jej zawarcia.
Koszty związane z nabyciem (wypożyczaniem) aut wziętych w leasing:
- Leasing operacyjny:
- Kwota netto – kwota netto z comiesięcznej faktury leasingu jest rozliczana w całości jako koszt uzyskania przychodu. W przypadku przekroczenia limitu wartość ta rozliczana jest proporcjonalnie,
- Kwota VAT:
- W przypadku samochodu używanego tylko do celów firmowych – odliczamy 100% VATu z faktury,
- W przypadku samochodu używanego do celów mieszanych:
- Odliczamy 50% VATu z faktury,
- Pozostałe 50% doliczamy do wartości netto i pomniejszamy koszt uzyskania przychodu.
Klasyfikacja celowości użytkowania auta
Dokładne informacje na temat klasyfikacji rozliczania samochodu pod kątem celów mieszanych lub firmowych znajdziesz w tym artykule.
- Leasing finansowy:
- Kwota netto – kwota netto z faktury za całość wartości pojazdu staje się wartością początkową i może być amortyzowana wg następujących stawek:
- liniowa (20% rocznie),
- indywidualna stawka amortyzacji (40% rocznie).
- Kwota VAT:
- W przypadku samochodu używanego tylko do celów firmowych – odliczamy 100% VATu z faktury
- W przypadku samochodu używanego do celów mieszanych:
- Odliczamy 50% VATu z faktury,
- Pozostałe 50% VATu doliczamy do wartości netto i zwiększamy wartość początkową auta do amortyzacji.
- Kwota netto – kwota netto z faktury za całość wartości pojazdu staje się wartością początkową i może być amortyzowana wg następujących stawek:
W leasingu finansowym będziemy otrzymywać również fakturę na część odsetkową (odsetki od kredytu/leasingu finansowego) na zakup auta, które co miesiąc będą stanowiły nasze koszty uzyskania przychodu.
Oświadczenie o przekazaniu prywatnego samochodu jako środek trwały
Poniższe oświadczenie pozwoli Ci wprowadzić prywatny samochód do firmy.
Umowa na bezpłatne użyczenia auta
Poniższa umowa pozwoli Ci na rozliczanie kosztów eksploatacji oraz napraw auta, którego właścicielem nie jest firma.
