Outsourcing księgowości – zewnętrzny dział księgowy
Outsourcing księgowości to rozwiązanie dla firm, które chcą powierzyć prowadzenie usług rachunkowych zewnętrznemu biuru rachunkowemu. W ramach współpracy przejmujemy obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji księgowej, rozliczeniami podatkowymi oraz kontaktami z urzędami.
Kiedy outsourcing księgowości jest dobrym rozwiązaniem?
Decyzja o skorzystaniu z outsourcingu księgowości może wynikać z różnych potrzeb przedsiębiorstwa. Najczęściej naszymi klientami zostają firmy, które poszukują rozwiązania:
- Ograniczenie kosztów prowadzenia księgowości,
- Dostęp do wiedzy specjalistów jako uzupełnienie dla własnego działu księgowości,
- Wsparcie przy prawidłowym rozliczaniu podatkowym,
- Więcej czasu na prowadzenie firmy poprzez przekazanie obowiązków zewnętrznemu biuru rachunkowemu.
Współpraca w ramach outsourcingu krok po kroku
W praktyce na outsourcing usług rachunkowych najczęściej decydują się dwie grupy przedsiębiorców. Do pierwszej z nich zaliczają się właściciele mniejszych firm, którzy nie dysponują kompetencjami do prowadzenia jakichkolwiek działań księgowych i poszukują biura rachunkowego, które całkowicie ich wyręczy w kwestii rozliczania działalności.
Druga grupa to przedsiębiorcy zarządzający średnimi i dużymi firmami, które posiadają już własne działy księgowe. W takiej sytuacji naszym zadaniem jest nie tyle przejęcie prowadzenia usług księgowych, co wsparcie w tym zakresie.
Warto zaznaczyć, że w obu przypadkach zdecydowana większość komunikacji – w tym przekazywania dokumentów, odbywa się zdalnie. Wykorzystujemy do tego odpowiednie narzędzia online, takie jak Portal Biura. Zatem nieważne, czy korzystasz z outsourcingu księgowości w Bydgoszczy jako przedsiębiorca z kujawsko-pomorskiego, czy też Ty i Twój biznes znajdujecie się setki kilometrów od naszego biura – istotą tej usługi jest zdjęcie z Twojej głowy obciążenia związanego z prowadzeniem rachunkowości własnej firmy. Możliwości, jakie aktualnie dają nam nowe media, pozwalają w stu procentach na realizację tego założenia niezależnie od miejsca, w którym jesteś.
Ile kosztuje outsourcing księgowości? Kliknij w poniższy przycisk, aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami na temat kosztów takiej usługi w Kancelarii Gospodarczej.
Całkowity outsourcing rachunkowości
Jeśli jako przedsiębiorca zdecydujesz się na ten model współpracy, możesz mieć pewność, że zyskasz coś niezwykle cennego w biznesie – spokój. Przynajmniej w zakresie rozliczania firmy. Będziesz miał poczucie, że rachunkowe sprawy, które są jednym z fundamentów poprawnego działania przedsiębiorstwa, są w dobrych rękach. Model ten pozwala naszym klientom w pełni skupić się na działaniach taktycznych i kreatywnych, dlatego jest korzystnym rozwiązaniem dla wielu firm.
Pamiętaj, że prowadząc biznes, nie musisz znać się na wszystkim. Obszary wymagające specjalistycznej wiedzy i doświadczenia warto oddelegować ekspertom w danej dziedzinie.
W modelu całkowitego outsourcingu księgowości możemy wyróżnić sześć kluczowych kroków współpracy:
- Analiza potrzeb – stanowi punkt wyjścia i rozpoczyna się od spotkania przedstawiciela naszego biura rachunkowego z nowym klientem zainteresowanym outsourcingiem. To niezbędny element procesu, ponieważ pozwala nam poznać oczekiwania przedsiębiorcy, a następnie szczegółowo określić zakres usług, jaki możemy zaoferować.
- Określenie zasad – gdy zapadnie decyzja o rozpoczęciu współpracy, dopełniamy podstawowe formalności, a więc przede wszystkim formułujemy i podpisujemy umowę z klientem. Ponadto konieczne jest dokładne wskazanie praw i obowiązków obu ze stron, wyznaczenie terminów określonych czynności, czy też zakresu odpowiedzialności usługodawcy i usługobiorcy.
- Wdrożenie – następnie zaznajamiamy klienta z procesami, które będą towarzyszyły nam cyklicznie w trakcie trwania współpracy. Prezentujemy kanały komunikacji, omawiamy zagadnienie przetwarzania danych osobowych oraz kwestie poufności. Prosimy o przekazanie dokumentacji historycznej, bieżącej, a także o niezbędne pełnomocnictwa.
- Dostarczanie dokumentacji – po serii kroków, które towarzyszą tzw. on-boardingowi, klient wchodzi w rytm comiesięcznego przekazywania nam dokumentów, co staje się jego głównym zadaniem. Z perspektywy biura księgowego niezwykle istotne są skrupulatność oraz terminowość usługobiorcy. Dopilnowanie tych elementów pozwala nam poprawnie i skutecznie realizować usługę.
- Przetwarzanie dokumentacji – po zapoznaniu się z dokumentacją dostarczoną przez klienta, rozpoczynamy już w pełni prowadzenie księgowości w jego imieniu. Do obowiązków podmiotu realizującego usługę outsourcingu księgowości należą m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, ewidencjonowanie faktur, sporządzanie rozliczeń dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz deklaracji podatkowych. Ponadto jesteśmy reprezentantem firmy przed instytucjami (takimi jak np. Urząd Skarbowy). Czuwamy nad rozliczeniami, analizujemy dane finansowe, a także nadzorujemy obieg dokumentów.
- Ewaluacja – ważnym w naszej współpracy jest kontakt z klientem. Dlatego też jako niezbędne traktujemy okresowe spotkania (fizycznie lub online), pozwalające omówić poziom satysfakcji obu ze stron oraz wyjaśnić ewentualne kwestie wymagające doprecyzowania. To także moment na określenie dalszych kroków działania.
Całkowity outsourcing rachunkowości
W przypadku wyboru modelu zakładającego obecność zewnętrznego biura rachunkowego jako wsparcia dla księgowości in-house kroki składające się na realizację usługi są takie same. Warto jednak zaznaczyć, że w takiej sytuacji kładziemy szczególny nacisk na pierwszy i drugi etap, a więc analizę potrzeb klienta oraz określenie zasad kooperacji.
Kluczowe jest ustalenie outsourcowanych obszarów, a także dokładne wskazanie obowiązków stron. Praca obu działów ma się zazębiać, a nie wykluczać, dlatego tak istotne jest określenie potrzeb oraz jasnych zasad działania już na samym początku. Poprawne i precyzyjne przejście początkowego etapu pozwoli na wysoce efektywną współpracę.