Wraz z dynamicznym rozwojem technologicznym, polski rząd wprowadza innowacyjne rozwiązania mające na celu usprawnienie i cyfryzację procesów biznesowych. Jednym z najświeższych kroków w tej dziedzinie jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który obiecuje rewolucję w sposobie wystawiania i przetwarzania faktur dla przedsiębiorców.
Nowoczesność a korzyści podatkowe
KSeF to ogólnokrajowy program informatyczny, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Co istotne, korzystanie z tego systemu przynosi dodatkowe korzyści podatkowe, do których zalicza się możliwość uzyskania wcześniejszego zwrotu podatku VAT – w ciągu 40, a nie 60 dni. Jest to wyjątkowa szansa dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na przejście na nowoczesne rozwiązania w obszarze fakturowania. Podatnik po dostosowaniu systemów finansowo-księgowych swojej firmy do Krajowego Systemu e-Faktur i pobraniu z niego dokumentów zakupowych będzie mógł je w prosty sposób importować do rejestrów VAT. Przyspieszy to rozliczanie się ze skarbówką i ułatwi komunikację z nią w trakcie wszelkich czynności sprawdzających. Zniknie problem zagubionych faktur zakupowych, gdyż wszystkie faktury będą miały postać elektroniczną i zawsze będziemy mieli do nich dostęp na serwerze rządowym.
Cel KSeF – centralizacja i uporządkowanie
Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do rządowego serwera. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mieli łatwiejszy dostęp do swoich dokumentów finansowych, co pozwoli na bardziej efektywne zarządzanie nimi. Dane księgowe od podatnika będą natychmiastowo, na bieżąco dostarczane do Ministerstwa Finansów i będą uporządkowane według określonego schematu. To z kolei zaleta dla samych organów skarbowych, by efektywnie wykrywać możliwe nieprawidłowości.
Aktualizacje i przesunięcia terminów
Początkowo planowano, że korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT od lipca 2024 roku, a dla pozostałych od stycznia 2025 roku. Jednak Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie tego terminu. Nowy termin wdrożenia KSeF nie został jeszcze określony. Ma być uzależniony od audytów, które wpłyną na ocenę prawidłowości systemu, co daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do tego przełomowego momentu.
Wyjątki i specyfikacje
Warto zaznaczyć, że istnieją wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych przez:
- Podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
- Podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- Podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
- W przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w dodatkowym rozporządzeniu.
Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur w ramach KSeF co wynika z art. 106s ustawy o VAT. Wydając rozporządzenie, minister uwzględnia:
- Specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania,
- Konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników,
- Możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników,
- Konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.
Funkcje i możliwości KSeF
KSeF nie tylko umożliwia wystawianie, przesyłanie i otrzymywanie faktur, ale także oferuje funkcje przechowywania, weryfikowania zgodności oraz analizy danych z faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli bardziej efektywnie zarządzać swoimi dokumentami finansowymi i analizować swoją działalność biznesową.
KSeF a papierowe faktury
Mimo dynamicznego rozwoju elektronicznych rozwiązań, faktury papierowe wciąż będą dostępne jako jedna z opcji. Z czasem jednak, w miarę pełnego przyjęcia KSeF, ich liczba może się zmniejszać. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) wygasłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur się przyjął w pełni jako obligatoryjny dla wszystkich. Warto w tym miejscu podkreślić, że z KSeF zostaną wyłączone m.in.:
- Faktury konsumenckie (tzw. B2C),
- Bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
- Faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi przełomowy krok w cyfryzacji procesów biznesowych, który ma na celu usprawnienie i uporządkowanie fakturowania dla przedsiębiorców. Choć termin wdrożenia został przesunięty, warto już teraz zacząć przygotowania do tego nowego standardu w obszarze dokumentacji finansowej. Dzięki KSeF przedsiębiorcy będą mieli łatwiejszy dostęp do swoich faktur oraz dodatkowe korzyści podatkowe, co przyczyni się do rozwoju i efektywności polskiego sektora gospodarczego.
Aktualizacja
- od 1 lutego 2026 – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 – dla wszystkich przedsiębiorców.
W tej chwili termin wejścia w życie systemu KsEF jest przesunięty o prawie 2 lata – co więcej, może być ponownie przesunięty.
